Avstemming i regnskap: guide med sjekklister

Avstemming betyr å kontrollere at et bokført tall stemmer med en uavhengig kilde — kontoutskriften fra banken, den innsendte MVA-meldingen, a-meldingen eller listen over ubetalte fakturaer. Stemmer det ikke, finner du differansen og retter den før perioden lukkes.

Bokføringsforskriften krever at avstemmingen er gjort og dokumentert senest ved hver pliktige rapportering. I praksis betyr det bank hver måned og MVA hver termin.

Bankavstemming steg for steg

Dette er avstemmingen du gjør oftest, og den som avdekker flest feil.

1. Hent kontoutskriften for hele perioden, med inngående og utgående saldo.
2. Åpne bankkontoen i hovedboken — normalt konto 1920, eller den underkontoen som hører til nettopp denne bankkontoen.
3. Sammenlign sluttsaldoene. Er de like, gjenstår bare å bekrefte at postene også matcher enkeltvis.
4. Match transaksjon mot transaksjon på dato og beløp. Marker det som stemmer.
5. Gå gjennom det umatchede. Poster i banken uten motstykke i regnskapet er nesten alltid gebyrer, renter, kortterminalavgifter eller betalinger du ikke har bilag på ennå.
6. Bokfør det som mangler, og rett feil beløp eller feil dato.
7. Dokumenter tidsdifferansene — poster som er bokført, men ikke belastet banken ved periodeslutt.
8. Lagre avstemmingen med kontoutskrift som vedlegg.

MVA-avstemming

Kontroller at saldoen på MVA-kontoene stemmer med det du faktisk har sendt inn:

• Summer utgående merverdiavgift (konto 2700) per termin
• Summer inngående merverdiavgift (konto 2710) per termin
• Sammenlign mot den leverte meldingen i Altinn
• Kontroller at oppgjøret mot Skatteetaten er bokført, slik at kontoene nullstilles

Avvik her skyldes ofte bilag som er bokført etter at meldingen ble sendt. Da korrigeres det i neste termin. Se MVA-satsene i Norge hvis du er usikker på hvilken sats som skulle vært brukt.

Reskontro: kunder og leverandører

Kundefordringer (1500): saldoen i hovedboken skal være lik summen av ubetalte salgsfakturaer. Er saldoen høyere, ligger det gjerne innbetalinger som ikke er koblet mot faktura. Er den lavere, kan en faktura være bokført direkte mot bank uten å gå via reskontro.

Leverandørgjeld (2400): samme øvelse mot ubetalte leverandørfakturaer. En vanlig feil er at en betaling er ført rett på kostnadskonto, slik at kostnaden kommer to ganger.

Lønnsavstemming

Kontroller lønnspostene mot a-meldingene:

• Bruttolønn i regnskapet mot innrapportert lønn
• Skyldig skattetrekk (2600) mot trekket i a-meldingen
• Arbeidsgiveravgift (2770) mot beregnet avgift
• Avsatte feriepenger (2920) mot feriepengegrunnlaget

Sjekkliste ved månedsavslutning

• Alle bilag for perioden er bokført
• Bankkontoene er avstemt mot kontoutskrift
• Kundefordringer og leverandørgjeld stemmer med reskontro
• MVA-grunnlaget er kontrollert
• Lønn og arbeidsgiveravgift er avstemt
• Periodiseringer og avsetninger er oppdatert

Sjekkliste ved årsavslutning

• Bankkonto per 31.12 mot kontoutskrift
• Kundefordringer (1500) mot åpne fakturaer, med vurdering av tap
• Leverandørgjeld (2400) mot ubetalte fakturaer
• MVA (2700/2710) mot alle innsendte meldinger
• Skattetrekk (2600) og arbeidsgiveravgift (2770) mot a-meldingene
• Feriepenger (2920) mot beregnet avsetning
• Anleggsmidler mot avskrivningsoversikten
• Lån og renter mot terminoppgave fra banken

Hva gjør du når differansen ikke lar seg finne?

Gå frem systematisk: del perioden i to og se hvilken halvdel differansen ligger i, og gjenta. Sjekk om differansen tilsvarer et kjent beløp, er delelig på ni (tallombytting) eller er nøyaktig dobbelt så stor som en enkeltpost (fortegnsfeil). Små, uforklarte differanser føres mot 7770 med en forklarende tekst — men først etter at du har lett.

Avstemming i Regnio

1. Last opp kontoutskrift som CSV eller PDF
2. Transaksjoner matches automatisk mot bokførte poster
3. AI foreslår match for de postene som ikke treffer eksakt
4. Du godkjenner, og avstemmingsrapporten lagres som dokumentasjon

Avstemmingen henger sammen med resten av regnskapet: en ryddig kontoplan etter NS 4102 og dobbelt bokholderi gjør at differansene blir få og lette å finne. Bruker du Regnio for AS eller Regnio for enkeltpersonforetak, er modulen den samme.

Prøv bankavstemming i Regnio gratis — last opp kontoutskriften og se hva som matcher automatisk.